Se è vero che la vita da libera professionista titolare di Partita IVA non è affatto semplice, è anche vero che esistono dei punti fermi che, se rispettati, permettono di evitare brutte sorprese.

Tutto quello che scrivo in questo articolo è una condivisione della mia esperienza e un mio parere personale. Non voglio insegnarti ad essere freelance, ma voglio raccontarti come mi organizzo io per non farmi cogliere impreparata ogni volta che devo versare i contributi con un F24.

La gestione del denaro

Sono convinta, fin da prima di aprire partita IVA, che solo con una oculata gestione delle entrate e delle uscite si può limitare, se non sventare, il rischio di andare in rosso e di dover chiudere l’attività.

Un principio, in particolare, non deve mai essere dimenticato: quello che incassi non è tuo! Non tutto almeno.

A seconda dei regimi fiscali (ordinario, minimi, forfettario, ecc…) la pressione fiscale varia. Ma in TUTTI i casi, dai più semplici ai più complessi, se hai una partita IVA ad un certo punto dell’anno dovrai pagare le tasse.

Quando ero nel regime dei minimi pagavo due F24 all’anno: uno a giugno e uno a novembre (dichiarazione dei redditi).
Adesso che sono nel regime ordinario a questi due si sommano quelli trimestrali dei versamenti IVA e INPS.

Ma poco cambia: quando incasso una fattura so per certo che solo una parte di quel denaro è davvero mia.

Quindi, come gestirlo? Mettendo “da parte” una precisa percentuale del tuo incassato e non toccandola fino a quando non è il momento di pagare le tasse. 

Io ne sono convinta, gli accantonamenti sono l’unico modo per proteggere la nostra attività e per evitare attacchi di panico quando arrivano gli F24.

Come ho organizzato i conti correnti bancari

Non esiste una regola unica e valida per tutti. Devi trovare il sistema migliore per te. Quello che conta è solo  il denaro accantonato sia “al sicuro”, senza il rischio di spenderlo per sbaglio.

Ecco come ho scelto di organizzarmi io con i conti correnti:

• conto corrente aziendale operativo: è quello dove avviene la maggior parte dei movimenti. Quello su cui ricevo i pagamenti di tutte le mie fatture e da cui eseguo i pagamenti delle spese di gestione dell’attività: collaboratori, licenze, formazione, attrezzatura informatica, ecc… Entrate e uscite, tutte riconducibili ad una fattura, attiva o passiva.
• conto corrente aziendale di accantonamento: qui è dove accantono regolarmente parte del mio fatturato e dell’IVA che incasso. Su questo conto entrano solo i bonifici che faccio io stessa. Da questo conto pago tutte le imposte, tasse e contributi legati alla mia partita IVA. E, per mia comodità, l’onorario del commercialista perché è un costo fisso mensile.
• conto corrente personale: quello da cui escono tutte le spese personali, nessuna esclusa. Mutuo, bollette, spesa alimentare, viaggi, libri, cibo per i gatti e tutto quello che non è in alcun modo legato alla partita IVA e ad una fattura passiva. Su questo conto verso ogni mese “il mio stipendio” ovvero l’importo che destino a me stessa dopo aver accantonato sul conto dedicato il denaro per pagare le tasse. Questo stipendio proviene dal conto aziendale operativo e può variare nel corso dei mesi in base all’oscillazione del fatturato. Alcuni mesi può essere di 3.000 euro altri di 1.800, per esempio.

Questo è il mio sistema di organizzazione, che ho adottato fin dal primo giorno di partita IVA e con cui mi trovo benissimo. So che l’idea di gestire 3 conti correnti più spaventare, ma non avere nessuna sovrapposizione nè confusione tra spese personali, aziendali e contributi è un vantaggio enorme, che mi permette di dormire serena e non avere mai brutte sorprese.

Le tasse, per quanto alte siano, sono sempre coperte dal conto di accantonamento.

Le spese personali vengono tutte gestite sul conto personale quindi non rischio di fare il passo più lungo della gamba e di spendermi in vacanza i soldi con cui devo pagare il prossimo versamento IVA.

Sul conto aziendale operativo c’è sempre un capitale minimo per coprire le spese dei fornitori.

Come gestisco gli accantonamenti

Ora entro più nello specifico, anche con qualche numero. Così da essere più chiara possibile. Ma ci tengo a precisare che si tratta della mia personale situazione. Tu, se ritieni, puoi prendere spunto adattandola però alle tue esigenze e al tuo regime fiscale. Tenendo sempre a mente la regola aurea del freelance: non si spendono i soldi destinati alle tasse.

Ogni fine mese (e intendo proprio l’ultimo giorno lavorativo di ogni mese) ricontrollo la contabilità di quella mensilità ed eseguo due bonifici:

• sposto sul conto corrente di accantonamento esattamente il 50% del mio fatturato (fatturato che corrisponde praticamente sempre all’incassato) e il 100% dell’IVA. Ricorda, io sono nel regime ordinario. Inoltre per mia comodità sposto anche una cifra fissa con cui pago l’onorario mensile del mio commercialista.
• sposto sul conto corrente personale il mio stipendio mensile. Come ho detto prima dipende dal fatturato mensile, che non è mai uguale. Idealmente il mio stipendio medio dovrebbe essere di 2.500 euro netti al mese. Ma la cifra effettiva la decido dopo aver accantonato il 50% del fatturato più il 100% dell’iva e essermi accertata di avere un fondo cassa sufficiente sul conto aziendale operativo. Faccio due calcoli e mi assegno lo stipendio. Per questo motivo alcuni mesi può essere anche di 3mila euro o più, altri di 1.500.

Il fatto di avere uno stipendio variabile non è un problema per me. Fortunatamente anche sul conto corrente personale ho un buon cuscinetto quindi se un mese ho fatturato di meno e lo stipendio è più risicato non mi crea veri problemi. Inoltre non succede praticamente mai che le spese personali mensili superino lo stipendio, considerato anche che la maggior parte di esse le condivido con il mio compagno (mutuo, bollette, spesa alimentare, carburante, ecc…).

Naturalmente è importante sapere con certezza quale deve essere lo stipendio minimo sotto al quale non devi scendere per non trovarti nei guai quando devi pagare le spese condominiali o l’assicurazione dell’auto. Si tratta della cifra minima necessaria a coprire le tue spese personali, che devi conoscere bene. Ecco perché è importante tenerne traccia con cura, almeno per uno o due anni (ne ho parlato qui), e avere solidi business plan e budget annuali.

Se sai quale deve essere il tuo stipendio minimo mensile necessario a coprire le tue spese minime saprai – facendo semplici conti – quanto dovrai fatturare di base ogni mese o almeno nel corso dell’anno. Questo ti permetterà di capire quante consulenze, servizi o prodotti devi vendere e a definire i prezzi.

Le tue spese minime le definisci tu, ma indicativamente sono quelle che non puoi proprio evitare (mutuo o affitto, eventuali finanziamenti, bollette di luce, gas, internet, spesa alimentare, ecc…) e quelle che ti permettono di avere uno stile di vita da te considerato accettabile per vivere serena (magari non la vacanza alle Maldive tutti gli anni ma una cena fuori tutti i mesi sì).

Sopra questa cifra inizi a coltivare dei risparmi.

Il mio stipendio minimo è di 1.500 euro al mese netti.

E quando arrivano le tasse…

Questo, si sa, è un momento tanto temuto. Eppure io, che sono una persona ansiosa di natura, non ho mai avuto paura di un F24. Se i soldi li metti da parte prima, non avrai problemi a versarli quando arriva il momento.

Anzi, se la percentuale di accantonamento la arrotondi un po’ per eccesso alla fine dell’anno fiscale potresti anche avere delle piacevoli sorprese: un piccolo gruzzoletto che avanza dopo aver pagato tutte le imposte e che puoi scegliere come reinvestire.

Se sei nel regime forfettario per esempio, quello in cui è più semplice prevedere i contributi e le imposte, puoi chiedere al tuo commercialista quale percentuale del tuo fatturato sicuramente andrà in tasse. Se, per esempio, per il tuo codice ATECO devi pagare il 27% di tasse sul coefficiente di redditività (che è più basso del fatturato), tu prova ad accantonare il 30% del tuo fatturato. Se ci riesci, vedrai che dopo aver saldato la dichiarazione dei redditi avrai avanzato una certa somma che puoi scegliere di usare come fondo cassa, cuscinetto o reinvestire nella tua attività. Oppure spendere per un progetto personale.

Come scritto sopra io accantono esattamente il 50% del mio fatturato e il 100% dell’IVA. Questo potrebbe suonarti strano. Eccessivo, visto che nel regime ordinario porto in detrazione tutte le spese della mia attività. Che nel mio caso non sono altissime: vendo servizi e ho l’ufficio nella mia abitazione. Ma sicuramente vanno ad abbattere un po’ l’imponibile e a ridimensionare il versamento IVA trimestrale. Potrei accantonare di meno, è vero. Ma in questo modo quando a giugno pago l’ultimo saldo della dichiarazione dei redditi e so con precisione quante “tasse” ho versato nell’anno precedente, posso sapere con precisione quanto ho avanzato del mio accantonamento.

Un esempio concreto…

…con numeri reali.

Anno 2020

• accantonamento sul netto: +35.927,34 euro (esattamente il 50% del mio fatturato: 71.854,67 euro)
• versamenti INPS: 4 rate da 959,04 euro per un totale di -3.836,16 euro
• imposte redditi 2020: due acconti e un saldo per un totale di -21.735,24 euro
• accantonamento IVA: +15.213,15 euro (il 100% dell’IVA incassata)
• Versamenti IVA: 4 rate per un totale di -11.685,52 euro

Ecco le belle notizie:

• Avanzo accantonamento sul netto: 35.927,34 – 3.836,16 – 21.735,24 = 10.355,94 euro che sono rimasti nelle mie tasche!
• Avanzo accantonamento IVA: 15.213,15 – 11.685,52 = 3.527,63 euro che sono rimasti nelle mie tasche!

In totale, a giugno 2021, dopo aver pagato l’ultimo saldo della dichiarazione dei redditi, ho scoperto che di tutti i soldini accantonati nel 2020, ben 13.883,57 euro erano rimasti sul mio conto corrente. Mica male!

Con questo articolo ho voluto condividere con te tutta la mia esperienza in merito alla gestione del denaro e degli accantonamenti per una piccola attività con partita IVA. I numeri che ho riportato sono reali. Come sai, ritengo che sia molto importante parlare di denaro per aumentare la consapevolezza, la libertà e abbattere un tabu. Spero anche che questa mia condivisione possa aumentare la consapevolezza dell’importanza di proteggere finanziariamente la propria attività. Senza la presunzione di avere la soluzione per tutti i problemi.