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Quali strumenti uso per gestire il mio business

7 Giugno 2022Vita da freelance

Quali strumenti uso per gestire il mio business

Sulla scia del post dedicato agli strumenti in abbonamento che mi semplificano la vita lavorativa e mi fanno risparmiare tempo, oggi voglio parlarti di quei tools o programmi di cui proprio non posso fare a meno nella gestione della mia attività.

Anche in questo caso, il fatto che siano perfetti per me non significa che lo siano anche per te, ma intanto prova a dare uno sguardo, chissà che non trovi qualche spunto utile.

Spark Mail

La gestione delle mail per un freelance è uno dei compiti che richiede più tempo ed energie. Richieste di preventivi, richieste di contatti, scambi con clienti già acquisiti e da acquisire, newsletter, spam e chi più ne ha più ne metta.
Non so te, ma nonostante il supporto della mia assistente, trascorro comunque un sacco di tempo e leggere e rispondere alle mail.
Per la mia attività ho un indirizzo a dominio, ovviamente (info@ljuba.it). E, anche se so che tantissime persone gestiscono tutto tramite Gmail,  io non mi sono mai innamorata di questo servizio.
Per qualche tempo ho usato Mail di Apple, soluzione ovvia avendo tutti i dispositivi di questa azienda. Ma le sue funzioni sono davvero molto basic e manca di opzioni per me molto importanti.
Facendo un po’ di ricerca online ho scoperto Spark Mail e, dopo qualche anno di utilizzo, mi sento di consigliarlo. Posso impostare risposte automatiche, attivare la smart inbox, posticipare alcune mail per vederle sparire dalla inbox e poi riapparire nel giorno e ora che ho deciso. Posso impostare una serie di risposte “preconfezionate” da richiamare quando mi serve, anche solo delle piccole parti di testo: i dati del mio conto per fare un bonifico, la descrizione di un mio servizio, il prezzo e le informazioni principali su una mia consulenza, ecc…
Infine, la funzione per me più importante di tutte: la possibilità di scrivere una mail e programmare nel futuro il suo invio. Utilissima quando ti trovi a smaltire posta nel week-end o in orari improbabili, ma anche per “portarsi avanti” scrivendo alcune mail che sai di voler inviare nei giorni successivi.
È anche possibile usare Spark in team, ma non ho mai approfondito questa funzione.

Al momento Spark Mail è disponibile per tutti i dispositivi Apple e per Android. Stanno sviluppando anche la versione per Windows.

Google Drive

Google Drive è lo spazio cloud reso disponibile da Google. Puoi creare o caricare al suo interno qualsiasi tipo di file e poi condividerlo con chiunque. I documenti che puoi creare sono molto simili a quelli offerti dalla suite di Microsoft Office: fogli di testo, di calcolo, presentazioni, ecc…
Condividendo un documento Google con una tua collaboratrice o cliente puoi darle il permesso di sola visualizzazione oppure di modifica. In questo caso potrete facilmente lavorare in insieme su un documento, direttamente in linea. Senza scaricare nulla né scambiarsi mail. Grazie ai commenti puoi anche taggare chi condivide con te lo stesso documento, che riceverà una notifica via mail che lo informa del tuo commento.
Puoi organizzare il tuo spazio Drive come preferisci, con cartelle e sotto-cartelle.

Google Drive è gratuito fino a 15GB di spazio. Per avere più spazio e molte funzionalità extra è necessario attivare il piano Business.

Photoshop e Illustrator (e alternative)

Per la creazione di siti web non ho mai sentito l’esigenza di usare particolari app di progettazione. Ma due strumenti sono per me fondamentali: Photoshop e Illustrator.
Photoshop lo uso prevalentemente per l’editing e la post-produzione delle mie foto e per ridimensionare e tagliare ad hoc le foto delle mie clienti prima di caricarle sul loro sito.
Illustrator lo uso per aprire, creare, modificare progetti di grafica vettoriale: loghi, pattern, icone, ecc…
Li uso da molti anni e ormai faccio tutto quello che mi serve con pochi click. Ma le politiche e i pricing di Adobe, azienda proprietaria di questi programmi, mi piacciono sempre meno. Per questo motivo vorrei svincolarmi da questo abbonamento.

Ho già acquistato e installato due software del tutto equivalenti ma meno famosi: Affinity Photo e Affinity Designer. Purtroppo non sono ancora riuscita a dedicare abbastanza tempo a conoscerne a fondo l’interfaccia, quindi per velocità e praticità per il momento utilizzo ancora prevalentemente i programmi Adobe. Ma sono certa che Affinity meriti attenzione.

Trello

Un’applicazione di cui non so più fare a meno. Se non la conosci, corri a scoprirla.
Si tratta di uno strumento fantastico per la gestione dei progetti (project management). Mi piace così tanto che lo uso anche per progetti personali come gestione delle spese di casa o organizzazione delle vacanze.
Il principio è quello del kanban, una lavagna pulita su cui puoi incollare tutti i post-it che vuoi, spostandoli e riorganizzandoli secondo le tue esigenze.
Le bacheche sono appunto le lavagne (board) e ne crei una per ogni progetto.
Le liste rappresentano i macro-step del progetto, per restare nell’esempio del kanban potresti avere le liste: da fare, in corso, fatto.
Le schede sono le unità più piccole di Trello, i post-it che contengono un singolo compito o idea e che puoi spostare tra le varie liste.
Come per Google Drive, anche qui puoi creare bacheche condivise con collaboratori o clienti e lavorare in linea su un progetto. Le funzioni di Trello sono davvero tantissime e se non hai ancora un account io ti invio a crearne subito uno, non potrai più farne a meno.

Uso da sempre Trello nella sua versione gratuita ed è già super completo. Ma per funzioni ancora più avanzate puoi scegliere di passare ai piani a pagamento.

Canva

È vero che uso Photoshop e Illustrator, programmi professionali con cui puoi fare praticamente tutto a livello grafico, ma è anche vero che amo semplificarmi la vita e ottimizzare il tempo, ogni volta che questo è possibile senza perdere qualità. Ecco perché sono una grande fan di Canva.
Si tratta di uno strumento completo di progettazione grafica che può essere usato sia da desktop che da mobile. Ti basta creare un account per accedere ad un’applicazione ricca possibilità. Sono disponibili numerosi modelli di progetti grafici pronti per essere personalizzati, per tutti gli scopi, gratuiti e a pagamento.
Il modo migliore per capire come funziona è iniziare ad usarlo. È davvero intuitivo e alla sua base c’è un’interfaccia drag & drop: prendi e rilascia. Come Divi o MailerLite.
Io uso Canva soprattutto per creare le grafiche per Pinterest ma anche alcune Instagram stories, caroselli e altri progetti personali.
Non utilizzarlo per creare il tuo logo (no, davvero!) o per progetti che richiedono un livello di professionalità elevato (brochure o cataloghi che intendi mandare in stampa, biglietti da visita, ecc…), ma per semplici grafiche digitali puoi davvero divertirti.

Fatture in Cloud

Impossibile non citarlo, soprattutto ora che l’obbligo di fatturazione elettronica non riguarda più solo i professionisti nel regime ordinario, come me, ma tutte le partite IVA.
Ma, al di là della fatturazione elettronica, Fatture in Cloud è perfetto se ami avere la contabilità sempre in ordine, trovare in pochi secondi qualsiasi documento fiscale e capire, a colpo d’occhio, come sta andando il tuo business.
I report che genera questo strumento sono utilissimi. Ed è completamente in italiano, che non guasta.

Spero di averti fornito dei consigli interessanti. Sarei davvero felice di conoscere i tuoi strumenti del cuore per gestire il tuo business. Se ti va lasciami un commento qui sotto oppure contattami sul mio profilo Instagram.

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Sono Ljuba. Web designer freelance. Metà perfezionista e metà sognatrice. Femminista in divenire. In costante evoluzione e quasi sempre con i capelli ciclamino.
I siti che realizzo sono piacevoli da navigare, attraenti già dal primo sguardo, rispettosi delle regole di usabilità e accessibilità. Raccontano le mie clienti in tutto e per tutto, le definiscono come donne e professioniste che non hanno timore di farsi vedere per chi sono davvero. Conosciamoci meglio
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