Quante volte ti è capitato di arrivare all’ora di cena e, guardandoti indietro, vedere un po’ annebbiato tutto il tempo trascorso da quando ti sei svegliata?

È un problema comune a molti freelance, ma non solo: la giornata è un susseguirsi di millemila impegni che si incastrano e si sovrappongono.

Leggi le mail, butta un occhio ai social, rileggi le mail perchè prima avevi troppo sonno, fatti un caffè, rispondi alle mail più urgenti, prepara una parcella (sono bei momenti!) e manda via quel preventivo.
Rispondi al telefono, bevi un caffè, ricevi sei mail, rispondi a una mail, stendi i panni (ma questo capita solo a chi lavora in casa, come me), pranza e leggi i post più fighi che hai salvato in pocket*.
Bevi un altro caffè (vacci piano!), lavori sodo per ben 35 minuti, ricevi un WhatsApp, rispondi alla chiamata di mamma, ti rimetti al lavoro. Cerchi di ignorare e dribblare le troppe notifiche che spuntano da ogni dove, segni appuntamenti in agenda, apri un nuovo file di lavoro, fai la punta alla matita, guardi l’orologio ed è già ora di correre a preparare cena: fagioli in scatola col tonno vanno benissimo per stasera.  🙂

Capita così, giorno dopo giorno, di non capire quanto tempo si dedichi (e quanto se ne perda!) ad ogni attività o cliente.

Toggl è lo smart-tool creato proprio per aiutarti a capire come trascorri il tuo tempo e farti sentire meno frustrata e più produttiva.
Il Time Tracking, tracciamento del tempo speso, è davvero indispensabile per quantificare le ore trascorse su un determinato progetto e quindi per conoscere le tue tempistiche. Ti sarà molto utile quando dovrai preparare un preventivo e saprai quanto tempo impieghi mediamente a scrivere un post di 500 parole o a creare un sito di 5 pagine o ancora a realizzare quella meravigliosa collanina di minuteria.
Tracciare il tempo con Toggl è davvero semplice ed immediato: è possibile usarlo direttamente dal sito, scaricarlo su desktop (sia PC che Mac) oppure installare la app per smarphone.
Nelle impostazioni ppuoi inserire i nomi dei clienti e dei progetti su cui stai lavorando, poi dai un breve titolo ad ogni task che andrei a svolgere e assegnalo ad un progetto. Clicca su start e il cronometro inizierà a misurare l’inesorabile scorrere del tempo. Non potrai far altro che rimboccarti le maniche e lavorare sodo, ottimizzando i tempi e riducendo drasticamente le distrazioni e i saltelli tra i task.

Io da quando lo utilizzo riesco davvero ad essere più disciplinata e a finire un compito della mia to-do list prima di passare ad altro.
Certo, a volte il richiamo delle notifiche è un canto di sirene. Allora faccio scattare il cronometro “tempo perso“.
È davvero utile (e leggermente sconvolgente) vedere a fine giornata a quanto ammonta il “tempo perso”: attenzione questo non è il tempo che si dedica alle (necessarie) pause, al pranzo o a dare le crocchette ai mici. È proprio la somma dei minuti passati a distrarsi sui social, su Amazon (hem…) o guardando i voli per lontane destinazioni.

La versione free di Toggl è già molto completa, vi permette di esportare dei report per ogni cliente (PDF o CSV) e gestire un team di lavoro fino ad un massimo di cinque persone.
Il suo utilizzo è in ogni caso molto intuitivo e sono certa che se lo proverete ne apprezzerete la semplicità ed efficacia.

Amici freelance, riempiamo il nostro zainetto di smart-tools ed aumentiamo la nostra produttività.

* io oggi ho pranzato leggendo un geniale post di Beatrina sui peli e la relativa fobia.