Prima o poi capita a tutti: un collaboratore ti chiede l’accesso al tuo sito. La copywriter deve caricare gli articoli del blog. La SEO ha bisogno di intervenire sui contenuti oppure hai deciso di affidare la gestione del negozio online a un membro del team.

A quel punto WordPress ti chiede di scegliere un ruolo utente e, molto spesso, la tentazione è sempre la stessa: assegnare il ruolo di Amministratore, così “non ci sono problemi”.

In realtà è quasi sempre la scelta sbagliata. Ogni ruolo di WordPress determina infatti quali azioni una persona può compiere all’interno del sito: pubblicare articoli, modificare pagine, installare plugin, gestire gli utenti, cambiare le impostazioni e molto altro.

Assegnare il ruolo corretto significa permettere a ogni collaboratore di svolgere il proprio lavoro senza concedere più permessi del necessario. È una buona pratica di sicurezza, ma anche un modo per evitare modifiche accidentali che potrebbero compromettere il sito.

In questa guida vedremo quali sono i ruoli utente presenti in una normale installazione di WordPress, quando utilizzare ciascuno di essi e quali ruoli vengono aggiunti automaticamente installando WooCommerce.

Che ruolo devo assegnare? Una risposta veloce

Se sei arrivata qui perché devi semplicemente creare un nuovo utente e non sai quale ruolo scegliere, questa tabella ti aiuterà a trovare subito la risposta.

Questa tabella offre una risposta rapida, ma ogni progetto è diverso. Nei prossimi paragrafi analizzeremo nel dettaglio ciascun ruolo, così potrai capire perché scegliere un’opzione piuttosto che un’altra.

Una regola da ricordare sempre

Prima di vedere nel dettaglio tutti i ruoli disponibili, c’è una regola che vale sempre, indipendentemente dal tipo di sito che gestisci.

Quando assegni un ruolo a un utente, non chiederti quali permessi potrebbe avere. Chiediti di quali permessi ha davvero bisogno.

Questo principio è conosciuto come principio del privilegio minimo e consiste nel concedere a ogni persona solo le autorizzazioni strettamente necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Facciamo un esempio pratico.

Se una copywriter deve scrivere gli articoli del blog, non ha alcun motivo per poter installare plugin, modificare il tema del sito o gestire gli utenti. Allo stesso modo, se il tuo commercialista deve consultare alcuni dati, non è necessario che possa pubblicare pagine o modificare le impostazioni di WordPress.

Meno permessi vengono concessi, più il sito sarà sicuro e semplice da gestire. Inoltre, in caso di errore o di account compromesso, i possibili danni saranno molto più limitati.

Come funzionano i ruoli utente di WordPress

Ogni ruolo di WordPress è composto da un insieme di autorizzazioni, chiamate tecnicamente capabilities. Non è necessario conoscere questo termine per utilizzare correttamente WordPress, ma è utile capire il concetto che rappresenta.

Ogni capability corrisponde a un’azione specifica: pubblicare un articolo, modificare una pagina, caricare immagini, gestire gli utenti, installare plugin, cambiare le impostazioni del sito e così via.

I diversi ruoli non sono altro che combinazioni di queste autorizzazioni.

Per questo motivo un Amministratore può fare praticamente tutto, mentre un Collaboratore può soltanto scrivere articoli senza pubblicarli.

Nella versione standard di WordPress, appena installato, i ruoli disponibili sono cinque:

• Amministratore
• Editor
• Autore
• Collaboratore
• Sottoscrittore

Se in seguito installerai WooCommerce, ne compariranno automaticamente altri due: Cliente e Shop Manager, che vedremo più avanti in questo articolo.

Amministratore

L’Amministratore è il ruolo con il livello di autorizzazione più alto disponibile in una normale installazione WordPress. Chi possiede questo ruolo ha il controllo completo del sito e può intervenire praticamente su ogni aspetto della sua gestione.

Tra le principali operazioni che può svolgere troviamo:

• creare, modificare ed eliminare pagine e articoli;
• installare, aggiornare e rimuovere plugin e temi;
• gestire gli utenti e modificarne i ruoli;
• cambiare le impostazioni del sito;
• aggiornare WordPress;
• accedere a tutti gli strumenti di amministrazione.

È il ruolo che dovresti assegnare solo a chi deve davvero avere il controllo completo del sito, ad esempio al web designer, allo sviluppatore o a una persona del tuo team che si occupa della gestione tecnica del progetto.

Evita invece di assegnare questo ruolo “per comodità”. Una copywriter, una SEO o un’assistente virtuale, nella maggior parte dei casi, non hanno bisogno di poter installare plugin o modificare le impostazioni del sito per svolgere il proprio lavoro.

Un altro consiglio che mi sento di darti è questo: se un professionista ha bisogno di accedere come Amministratore per svolgere un intervento tecnico, ricordati di modificare il suo ruolo o eliminare l’utente una volta terminato il lavoro. Mantenere attivi account amministratore che non vengono più utilizzati aumenta inutilmente i rischi per la sicurezza del sito.

Editor

L’Editor è il ruolo ideale per chi deve gestire i contenuti del sito senza intervenire sulla parte tecnica.

A differenza dell’Autore, un Editor non si limita ai propri articoli: può modificare, pubblicare ed eliminare anche quelli creati dagli altri utenti.

Può inoltre:

• gestire pagine e articoli;
• pubblicare nuovi contenuti;
• moderare i commenti;
• caricare immagini e altri file nella Libreria Media.

Non può invece installare plugin, cambiare il tema, modificare le impostazioni del sito o gestire gli utenti.

È il ruolo che consiglio quando una persona deve occuparsi dell’intera gestione editoriale del sito: ad esempio un’assistente virtuale che pubblica gli articoli del blog, una content manager oppure una SEO che, oltre a ottimizzare i testi, deve poter modificare anche pagine già pubblicate.

Se il suo lavoro riguarda esclusivamente i contenuti, l’Editor rappresenta spesso il miglior equilibrio tra autonomia e sicurezza.

Autore

L’Autore è pensato per chi crea contenuti in autonomia ma non deve intervenire sul lavoro degli altri utenti.

Chi possiede questo ruolo può:

• scrivere nuovi articoli;
• modificare i propri articoli;
• pubblicare autonomamente i propri articoli;
• eliminare i propri articoli;
• caricare immagini e altri file.

Non può invece modificare gli articoli pubblicati da altri utenti, intervenire sulle pagine, installare plugin o modificare le impostazioni del sito.

È il ruolo ideale se collabori con una redattrice, una blogger o una professionista che pubblica regolarmente contenuti sul tuo sito ma che deve occuparsi esclusivamente del proprio lavoro.

Rispetto all’Editor offre un livello di autonomia inferiore, ma proprio per questo rappresenta una scelta più sicura quando ogni autore deve gestire soltanto i propri contenuti.

Collaboratore

Il ruolo Collaboratore è probabilmente quello meno conosciuto, ma in alcuni casi può rivelarsi molto utile.

Un Collaboratore può scrivere nuovi articoli e modificarli fino al momento dell’invio, ma non può pubblicarli autonomamente.

Quando termina il lavoro, l’articolo rimane infatti in stato di bozza o in attesa di revisione e dovrà essere un Editor o un Amministratore a controllarlo e pubblicarlo.

Inoltre non può caricare immagini nella Libreria Media, caratteristica che spesso sorprende chi utilizza questo ruolo per la prima volta.

È la soluzione ideale quando desideri che una persona prepari i contenuti, ma vuoi mantenere il controllo sulla pubblicazione finale. Ad esempio, può essere una buona scelta per una copywriter esterna che scrive gli articoli del blog ma preferisci revisionare personalmente ogni testo prima della pubblicazione.

Se invece desideri che pubblichi i contenuti in completa autonomia, il ruolo di Autore è sicuramente più adatto.

Sottoscrittore

Il Sottoscrittore è il ruolo con il livello di autorizzazione più basso disponibile in WordPress.

Chi possiede questo ruolo può:

• accedere al sito effettuando il login;
• modificare il proprio profilo e la password;
• gestire i propri dati personali.

Non può creare articoli, modificare pagine, pubblicare contenuti o intervenire sulle impostazioni del sito.

In una normale installazione WordPress questo ruolo viene utilizzato soprattutto quando vuoi permettere a un utente di accedere a un’area riservata senza concedergli alcuna possibilità di modificare il sito.

Molti plugin dedicati alle membership, ai corsi online o alle aree riservate utilizzano proprio questo ruolo come base, anche se alcuni creano ruoli personalizzati o gestiscono gli accessi in modo indipendente.

Se invece hai un negozio WooCommerce, i clienti registrati non ricevono il ruolo di Sottoscrittore ma quello di Cliente, che vedremo tra poco.

I ruoli aggiunti da WooCommerce

Installando WooCommerce vengono creati automaticamente due nuovi ruoli utente:

• Cliente
• Shop Manager

Questi ruoli non fanno parte dell’installazione standard di WordPress, ma vengono aggiunti da WooCommerce per gestire il negozio online.

Cliente

Il ruolo Cliente viene assegnato automaticamente agli utenti che effettuano un acquisto sul tuo e-commerce (o che si registrano come clienti, se hai abilitato la registrazione).

È molto simile al ruolo di Sottoscrittore, ma aggiunge tutte le funzionalità necessarie per utilizzare il negozio online.

Un Cliente può infatti:

• accedere al proprio account;
• consultare gli ordini effettuati;
• scaricare eventuali prodotti digitali acquistati;
• modificare gli indirizzi di fatturazione e spedizione;
• aggiornare i propri dati personali.

Non può invece modificare prodotti, gestire ordini o intervenire in alcun modo sull’amministrazione del negozio.

Non è quindi necessario creare manualmente un utente Cliente: sarà WooCommerce ad assegnare automaticamente questo ruolo quando necessario.

Shop Manager

Lo Shop Manager è il ruolo pensato per chi deve gestire quotidianamente il negozio online senza avere accesso completo a tutto WordPress.

Può svolgere praticamente tutte le attività legate all’e-commerce, ad esempio:

• creare e modificare prodotti;
• gestire ordini e rimborsi;
• creare coupon;
• consultare report e statistiche del negozio;
• gestire i clienti.

Non può invece installare plugin, modificare il tema, cambiare le impostazioni generali del sito o gestire gli utenti di WordPress.

È il ruolo ideale se hai una persona che si occupa esclusivamente del tuo e-commerce e non vuoi concederle i privilegi di Amministratore.

Nella maggior parte dei casi, uno Shop Manager ha tutti gli strumenti necessari per gestire un negozio WooCommerce in completa autonomia.

Come creare un nuovo utente in WordPress

Creare un nuovo utente è molto semplice e richiede pochi minuti.

Dalla bacheca di WordPress vai su Utenti → Aggiungi nuovo utente.

Ti verrà richiesto di compilare alcune informazioni:

• nome utente;
• indirizzo email;
• nome e cognome (facoltativi);
• password;
• ruolo da assegnare.

Dopo aver scelto il ruolo corretto, clicca su Aggiungi nuovo utente.

Se preferisci, puoi anche attivare l’opzione che invia automaticamente un’email al nuovo utente con le istruzioni per accedere al sito.

Un consiglio: evita di condividere il tuo account Amministratore con collaboratori o professionisti. È sempre preferibile creare un utente personale per ogni persona che accede al sito. In questo modo saprai sempre chi ha effettuato una determinata operazione e potrai modificare o revocare gli accessi in qualsiasi momento.

Domande frequenti

❓ Posso cambiare il ruolo di un utente?

Sì. Un Amministratore può modificare in qualsiasi momento il ruolo assegnato a un utente senza creare un nuovo account. Ti basta andare su Utenti, aprire il profilo della persona interessata e selezionare un ruolo diverso dal menu a tendina.

❓ Cosa succede se elimino un utente?

Quando elimini un utente, WordPress ti chiede cosa fare dei contenuti che ha creato. Puoi eliminarli definitivamente oppure attribuirli a un altro utente del sito. Nella maggior parte dei casi conviene assegnarli a un altro autore, così da non perdere articoli o pagine già pubblicati.

❓ È meglio creare un nuovo utente o condividere il mio account?

È sempre meglio creare un account personale per ogni professionista che lavora sul sito. Condividere lo stesso account rende più difficile capire chi ha effettuato una modifica e, soprattutto, rappresenta un rischio per la sicurezza.

❓ Posso creare ruoli personalizzati?

Sì. Esistono plugin che permettono di creare nuovi ruoli oppure modificare quelli esistenti aggiungendo o rimuovendo specifiche autorizzazioni. Nella maggior parte dei casi, però, i ruoli predefiniti di WordPress sono più che sufficienti per gestire correttamente un sito.

Conclusioni

I ruoli utente di WordPress sono uno strumento semplice, ma fondamentale per gestire il sito in modo sicuro e organizzato.

La tentazione di assegnare a tutti il ruolo di Amministratore è comprensibile, soprattutto quando si collabora con professionisti di fiducia. Nella pratica, però, è quasi sempre preferibile concedere solo i permessi realmente necessari.

Ogni persona dovrebbe poter svolgere il proprio lavoro, ma niente di più. È una buona abitudine che migliora la sicurezza del sito, riduce il rischio di errori accidentali e rende molto più semplice gestire gli accessi nel tempo.

Se hai dubbi su quale ruolo assegnare in una situazione specifica, raccontamela nei commenti: sarò felice di aiutarti a individuare la soluzione più adatta.

Spero che questo articolo ti abbia aiutata a comprendere ancora meglio come gestire il tuo sito WordPress. Se ti è stato utile e vuoi condividere con me il risultato del tuo lavoro puoi lasciarmi un commento qui sotto oppure contattarmi sul mio profilo Instagram.