Ora… se questo accade con mega enti come l’Agenzia delle Entrate o simili, posso anche capirne la ragione. Capisco anche quando le mail no-reply vengono usate per comunicazioni “di servizio”, per esempio conferme di ordine, notifiche di spedizione, ecc… Ma in questi casi a mio avviso deve sempre essere presente nella mail stessa un contatto attivo dell’azienda.

Ma se lo fa anche il tuo fornitore di energia elettrica? O la palestra presso cui una volta (bei tempi…) ti allenavi? Non lo trovi fastidioso?

A me questa comunicazione a senso unico fa un po’ pensare ad una porta sbattuta in faccia. Ti ho detto quello che dovevo dirti, sbam! Comunicazione chiusa.
Che freddezza.

Ecco perché tu, che immagino appartenga come me alla macro categoria freelance / imprenditrice / artigiana, devi assolutamente permettere ai tuoi iscritti di rispondere alle tue newsletter, mantenendo un buon coinvolgimento.

Ecco alcune ragioni per cui devi proprio farlo:

• Ottenere il permesso di scrivere una mail a qualcuno, che ha espressamente scelto di iscriversi alla tua newsletter, è un privilegio! Se i tuoi iscritti non possono risponderti allora stai chiudendo una importante finestra di dialogo.
• Non vuoi – ne sono sicura – generare frustrazione nelle persone che si sono iscritte alla tua lista. Immagina di parlare con qualcuno che non ti stia ascoltando. Dopo quanto tempo ti giri e te ne vai? La stessa cosa potrebbe accadere se impedissi ai tuoi iscritti di risponderti. Impedendo loro l’interazione sembrerai un’entità distante e senza volto, inaccessibile e poco interessata alle persone vere, ai loro problemi e sentimenti.
• ultimo, ma non per questo meno importante: le mail no-reply finiscono molto più facilmente nello spam.

Utilizza quindi un indirizzo mail reale e che leggi con regolarità.

Se ti è balenato nella mente di usare un indirizzo no-reply perché ricevi – ad ogni invio – decine o centinaia di mail con domande e richieste di chiarimenti sui tuoi servizi, per prima cosa gioisci dell’attenzione che il tuo pubblico ti sta riservando 🍾 poi pensa a come inserire nelle tue newsletter un link fisso ad una pagina “Domande frequenti” fatta proprio bene. Oppure articoli del tuo blog o ancora – pensa che bello – un video in cui tu rispondi alle domande più frequenti oppure mostri con un tutorial come funziona un tuo prodotto.
Nel caso in cui tu abbia un gruppo Facebook dedicato al customer care allora puoi anche indirizzarli lì.

Visto quante possibilità hai per gestire le “sempre solite domande”?

Se invece rientri tra quelle persone che legge e gestisce la posta solo periodicamente, per esempio 1 volta a settimana, devi tenere presente che qui stiamo parlando di business, soldini, potenziali clienti che potrebbero acquistare da te. Non puoi rispondere dopo una settimana come faresti con un’amica che ti ha mandato un link simpatico.

Inizia magari a pensare di attivare dei filtri (come quelli che prevede Gmail) perché le mail che contengono determinate parole ti vengano messe subito in evidenza.

E – piuttosto che  niente – imposta un auto-risponditore.
A me le risposte automatiche non piacciono e le capisco solo se utilizzate per comunicare che sei in ferie (parlo sempre di piccole professioniste e imprenditrici). Ma piuttosto che fare attendere tanto tempo una tua risposta allora vai di autoresponder. Se ben impostato può essere uno strumento utile per:

• dare subito una risposta, non restare in silenzio, quindi a che placare quell’a sorta di ansia che tutti abbiamo quanto stiamo contattando qualcuno per un preventivo, informazione, ecc… (mi risponderà? avrà ricevuto la mia mail? sarò mica finita nello spam?). Questo dovrebbe anche risparmiarti fastidiosi accerchiamenti su più canali: social, WhatsApp, ecc…
• fornire anche qui il link alle tue FAQ, video tutorial, schede informative di cui abbiamo parlato prima.

In conclusione, puoi avere il miglior piano di email marketing del mondo, ma secondo me con un indirizzo mail no-reply non andrai lontana. Se il tuo problema è il rischio di essere sommersa di risposte che non riesci a gestire, prova con gli strumenti che ti ho suggerito qui sopra.

E se hai altri suggerimenti, idee utili,  da condividere con tutte noi, ti invito a condividerli nei commenti a questo post.