Delegare per non affondare

Questo post è nato dalla mia newsletter di aprile. Quando ho finito di scriverla era così lunga che mi sono detta “ok, tagliamo e scriviamo un post per il blog”.

Il mese di aprile mi è letteralmente sfuggito dalle mani. Non era ancora iniziato che puff, finito. E maggio? Scomparso.
Forse l’aria frizzantina di una primavera che non si decide a sbocciare, forse i troppi impegni ammucchiati uno sull’altro e le corse quotidiane per mettersi in pari con un’agenda dalle troppe pretese.

Ho imparato qualcosa di nuovo. Qualcosa che per me non era affatto scontato.

 

Delegare per non affondare

Il 2017 è stato un anno di grande crescita per la mia attività. E per i miei impegni. Sono arrivata a fine anno che mi sentivo male all’idea di aprire le mail. Trascorrevo quasi due ore al giorno solo a gestire la posta.

A questo aggiungiamo il fatto che, per natura, non so rimandare. Se ricevo la mail di un cliente sento la necessità di rispondere subito, di attivarmi per fare ciò che mi chiede per aiutarlo. Non sono brava a dire ok, oggi è sabato, posso rispondere lunedì. Ma sto migliorando.

Non salvo vite umane, me lo ripeto dal giorno in cui ho avviato la mia attività. Realizzo siti, il peggio che può succedere ad un mio cliente è che gli cada il sito. Tutto recuperabile, niente di tragico. Ma so bene che anche piccoli malfunzionamenti o dubbi sono fastidi enormi per i miei clienti e mi faccio in quattro per risolvere tutto nel minor tempo possibile.

Non salvo vite umane. Ma io avevo bisogno di essere salvata dal tunnel di ansia in cui mi gettava la gestione delle mail.

 

Delegare per riprendere ossigeno

A fine gennaio ho raccontato queste mie ansie nel gruppo mastermind di cui faccio parte. Giada mi ha consigliato di contattare la sua assistente, garantendo sulla sua professionalità e precisione.

Difficile delegare se sei maniaca del controllo. Ed io lo sono. Ma ho totale fiducia in Giada, esigente e puntuale più di me. È così che io e Monica siamo entrate in contatto.

Nei primi giorni di febbraio abbiamo fatto la nostra prima call. Monica mi ha subito proposto un metodo molto semplice ed efficiente per fissare appuntamenti e call con le clienti a cui io non avevo mai neanche pensato. Ed è stato amore.

Da quel giorno Monica si occupa di gestire la mia posta, firmandosi con il suo nome in modo che chiunque riceva una sua risposta sappia con chi sta parlando.

La sensazione di leggerezza (è la mia parola dell’anno!) è talmente bella che le ho chiesto di occuparsi anche della redazione dei preventivi, altro tasto dolente perché richiedono davvero tantissimo tempo. Ora so che posso delegarle diversi compiti e questa consapevolezza è una vera boccata di ossigeno.

 

Un passo in più

A fine marzo mi sembrava che il mondo avesse iniziato a rotolare impazzito. Io e il mio programmatore passavamo 10 ore al giorno in ufficio, avevamo iniziato a puntare la sveglia un’ora prima del solito per iniziare a lavorare prima, staccando sempre dopo.

Aver delegato aspetti amministrativi non era sufficiente. Quando sei freelance tutta l’attività pesa su di te. E se crescere e fatturare è bellissimo, trovare una soluzione per non lavorare 20 ore al giorno è indispensabile.

Avevo bisogno di delegare anche compiti più tecnici, strettamente legati alla creazione dei siti. In particolare ciò che mi occupa molto tempo e che posso delegare è l’inserimento dei contenuti.

Stanca e confusa ho scritto un post sui miei canali social in cui dicevo che forse era arrivato il momento di trovare un assistente anche per la realizzazione dei siti e chiedevo consigli ed esperienze sul delegare. Ho ricevuto un sacco di risposte. Alcuni ottimi consigli e moltissime proposte di collaborazione.

Ho capito (meglio tardi che mai) che se chiedi aiuto è molto probabile che qualcuno ti tenda una mano. E che la mia paura di delegare è soprattutto paura di perdere il controllo e di accettare che un un’altra persona non esegua il lavoro esattamente come lo avrei eseguito io, non faccia gli stessi identici passaggi e non usi i medesimi strumenti. Questo non significa che il risultato non possa essere comunque ottimo.

Tra i tanti messaggi che ho ricevuto dopo quel post uno ha catturato la mia attenzione. Valentina mi dice di avere già un po’ di esperienza con WordPress e con Divi, il tema con cui stavo sviluppando il sito che dovevo chiudere entro pochi giorni e su cui ero terribilmente in ritardo. La luce! Non avrei dovuto insegnarle la logica del builder, la conosceva già. Rispondo al suo messaggio chiedendole se è tanto folle da volersi imbarcare in un lavoro da fare alla velocità del suono. Un lavoro noioso e ripetitivo: caricare più di 30 schede itinerario su un sito di un’agenzia di viaggi. Indispensabili: pazienza e precisione maniacale.
Valentina ha accettato e con attenzione e puntualità ha svolto il lavoro permettendomi di rispettare la scadenza. Ora quel sito è online!

 

E quindi?

Non ho ancora una struttura che mi permetta di avere collaboratori fissi (ci sto lavorando!) ma da questa esperienza ho imparato che non ha alcun senso pensare “nessuno potrà farlo bene come lo faccio io”.

Per crescere come freelance, per scalare, è indispensabile delegare. Fidarsi dell’intuito che ti dice che quella persona merita la tua fiducia, mollare un po’ le redini del controllo per godersi il risultato finale, saldare con puntualità la parcella per la collaborazione ricevuta e rendersi conto che sono soldi spesi benissimo per evitare la mummificazione in ufficio e la totale scomparsa di vita sociale.

 

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Ljuba Daviè
Ljuba Daviè
Mi chiamo Ljuba e sono una freelance di Torino. Realizzo siti WordPress, offro consulenze e formazione ai piccoli business.

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