Se anche tu sei una freelance sai bene quanto sia importante l’organizzazione e la gestione del tempo.
Il tempo è una risorsa non rinnovabile ed estremamente democratica. Una risorsa che, nella nostra vita quotidiana, sembra non bastare mai.
Dobbiamo lavorare per i nostri clienti, tenere la contabilità, preparare i preventivi, gestire le mail, pianificare il marketing, scrivere contenuti per blog, newsletter, social… 🤯 Possibilmente tutto senza restarci sotto, senza barricarsi in ufficio 16 ore al giorno e mantenendo il migliore equilibrio possibile tra vita (quella fuori dall’ufficio) e lavoro.

Lo confesso: sono un po’ control freak e per me organizzazione fa rima con ordine, libertà, chiarezza e serenità. Senza una buona organizzazione faccio tilt, mi sento persa.

Se nella mia vita privata questo tratto a volte ha significato poca flessibilità (e lo sto smussando sempre di più), nella vita professionale mi ha invece permesso di mantenere sempre bene la rotta, evitando grandi deragliamenti o scivoloni.
È capitato anche a me, è naturale, di trovarmi sommersa dal lavoro e avere la sensazione di essermi trasformata in un criceto che corre all’infinito nella sua ruota. Di avere la sensazione che intorno a me regnasse il caos cosmico.
Ma la verità è che – al netto delle crisi d’ansia – la mia organizzazione mi ha sempre permesso di rimettere tutto nella giusta prospettiva, affrontare un task alla volta e, almeno finora, rispettare sempre tutte le scadenze. Senza impazzire.
Perché, ripetiamolo insieme: essere produttive significa fare bene, non fare tanto.
La produttività come idea di agenda piena fino ad esplodere è un pensiero da superare, andava bene per gli yuppies, non per noi che preferiamo sempre la qualità alla quantità. Che scegliamo di fare le cose nel giusto tempo.

Visto che non sono wonder woman, ma nemmeno un po’!, per gestire la mia attività utilizzo alcuni strumenti che mi semplificano la vita. Oggi voglio parlarti di quelli che considero così importanti per me da avermi convinta ad attivare un piano a pagamento.
Il fatto che siano perfetti per me non significa che lo siano anche per te, ma intanto prova a dare uno sguardo, chissà che non trovi qualche spunto utile.

iCloud

Lo so, il mondo sembra conoscere solo Google Drive (e lo uso anch’io) ma se come me hai diversi dispositivi Apple e hai bisogno di avere tutti i tuoi documenti sincronizzati su ognuno di essi allora iCloud è la perfezione. Io ho uno spazio in cloud da 50GB, più che sufficiente per le mie esigenze, e lo pago la bellezza di 0.99 euro al mese.
Ci accedo con 2 iMac, 2 macBook, 1 iPad e 2 iPhone. Se hai anche un dispositivo Windows puoi accedervi tramite iCloud per Windows.

Fatture in Cloud

Nei primi anni della mia attività gestivo la mia contabilità con Excel. E non mi trovavo male.
Dovevo stare molto attenta al numero progressivo delle fatture e a impostare correttamente le formule nelle celle, ma è sempre andato tutto bene.
Poi il mio business è cresciuto, la gestione delle fatture in entrata e in uscita è diventata sempre più faticosa e sono anche uscita dal regime dei minimi per entrare nel regime ordinario (IVA applicata sull’imponibile, versamenti INPS, fatturazione elettronica… quelle robe lì). E ho capito che era ora di dotarmi di uno strumento più efficace, che mi permettesse di avere una gestione più snella e completa della mia contabilità e che mi facesse risparmiare tempo.
Fatture in Cloud è stata sicuramente la risposta. Per evitare di passare ore a capirne il funzionamento ho chiesto una consulenza/formazione a Giovanna Russo e dopo un paio di ore avevo fatto un upgrade molto importante per la mia attività.
Fatture in Cloud non serve solo a chi deve emettere fatture elettroniche. È perfetto se ami avere la contabilità sempre in ordine, trovare in pochi secondi qualsiasi documento fiscale e capire, a colpo d’occhio, come sta andando il tuo business.
I report che genera questo strumento sono utilissimi. Ed è completamente in italiano, che non guasta.
Ho il piano Premium e pago 234,24 euro all’anno, iva inclusa.

MailerLite

Sull’importanza di avere una newsletter se hai un business ho già scritto ovunque. Ci credo così tanto che ho persino creato un video corso dedicato.
Sulla scelta della piattaforma e sul perché io ho scelto e continuo a scegliere MailerLite puoi leggere tutto qui.
Per me è un’ottima piattaforma di e-mail marketing che può presentare dei limiti solo se hai necessità di marketing super avanzato. È in inglese, ma è davvero intuitiva e semplice da utilizzare (non come quella della perfida scimmietta). Il servizio clienti è veloce nel fornire assistenza, disponibile e risolutivo.
Sono abbonata a MailerLite da ormai 5 anni e non ho mai pensato di lasciarlo.
Se sei curiosa di provarlo (è gratuito fino a 1.000 iscritti) e vuoi il mio aiuto per iniziare, puoi iscriverti al mio percorso gratuito MailerLite in Pratica.
Ho il piano 1.001 – 2.500 subscribers e pago 75 euro all’anno.

1password

Non so te, io sono sommersa dalle password. Oltre alle mie mille password devo gestire in modo sicuro anche tutti gli accessi delle mie clienti: siti, hosting, piattaforme di e-mail marketing ecc…
Diciamo che se devi gestire solo le tue password, puoi organizzarti come meglio credi. Ma se devi custodire anche credenziali dei tuoi clienti non puoi proprio permetterti di scherzare. Devi assolutamente avere un tool che garantisca semplicità e sicurezza.
Io ho scelto 1password, uno strumento sicuro e davvero semplice da utilizzare: ti basterà inserire la master password per accedere a tutte le tue casseforti e ritrovare lì tutte le password salvate. 1password ti propone di compilare automaticamente i campi di login di cui conosce gli accessi, facendoti risparmiare tantissimo tempo.
Lo puoi usare su desktop, laptop, tablet e smartphone. Windows o Mac. E puoi condividerlo con il tuo team.
Io uso il Piano Teams e spendo 48 dollari all’anno.

Zoom

Ammetto che ci ho messo un po’ a convincermi ad abbonarmi a Zoom perché tra Skype, Google Meet e Whereby mi sembrava che ci fossero già tanti strumenti free, perché spendere soldi per Zoom?
Io l’ho fatto perché mi interessavano alcune funzionalità specifiche come la possibilità di registrare in cloud le call e creare delle stanze. E la sua stabilità. La qualità video e audio delle call con Zoom è nettamente migliore delle altre applicazioni che ho nominato.
Quando ho lanciato il mio servizio di mentoring per web designer che prevedeva riunioni settimanali ho capito che con Skype sarei diventata pazza e avrei offerto una pessima esperienza alle mie clienti. Ecco che mi sono abbonata a Zoom e non l’ho più lasciato.
Ho il piano Pro e pago 139,90 euro all’anno.

Vimeo

Più che organizzazione e produttività qui si tratta proprio di esigenza. Ho una piattaforma su cui vendo i miei videocorsi e la soluzione più adatta per ospitare i miei video e proteggerli in modo che siano visibili solo da chi ha acquistato i miei corsi è Vimeo.
Ho un account Vimeo Pro e pago 189 euro all’anno.

Tailwind

Da un paio di anni ho scelto di investire un po’ di tempo, energie e denaro su Pinterest. Credo di essere ancora in fase esplorativa (ho i miei tempi…) ma di sicuro le statistiche di Pinterest incrociate a quelle di Google Analytics confermano che il traffico al mio sito proveniente da questa piattaforma è aumentato da quando ho iniziato ad utilizzare Tailwind.
Si tratta di uno strumento che permette di programmare pin per ottenere il massimo del traffico possibile senza spendere ore a pinnare manualmente. È un tool Pinterest Partner quindi non si rischia alcun ban utilizzandolo.
Pinterest funziona bene se si pinna regolarmente durante tutta la giornata. O hai molto tempo libero per farlo oppure paghi uno strumento come Tailwind per farlo al posto tuo.
Permette sia di schedulare automaticamente i pin che verranno salvati nei giorni e orari che l’app ritiene migliori, sia di creare uno smart loop, una programmazione automatica e continua di determinati pin. Impostare un pin in smart loop permette di pubblicarlo ciclicamente, raggiungendo un pubblico più ampio. Ovviamente, non bisogna abusarne.
Ho il piano Pro Exclusive e spendo 119,88 dollari all’anno.

Spreaker

Se hai un podcast (io ne ho creato uno, si chiama Do-Nuts!) saprai che distribuirlo in rete è tutto tranne che una passeggiata. Spreaker è una piattaforma che ti permette di creare, diffondere e – perché no – monetizzare i tuoi contenuti audio. Una volta che hai creato il tuo account e caricato il tuo podcast su Spreaker puoi iniziare a distribuirlo facilmente sulle principali piattaforme come Apple Podcast, Spotify, Google Podcast, ecc…
Io ho il piano On-Air Talent e spendo 72 euro all’anno.

Spero di averti fornito degli spunti interessanti. Sarei davvero felice di conoscere i tuoi strumenti “mai più senza”. Se ti va lasciami un commento qui sotto oppure contattami sul mio profilo Instagram.